برخی نکات نامه اداری در اتوماسیون (ضروری برای کلیه همکاران بویژه برای مدیران)
1) برخی از همکاران در سامانه اتوماسیون قسمت "به:" نامه را خالی میگذارند این قسمت باید به این صورت نوشته شود
به: اداره آموزش و پرورش منطقه .... "و در صورت نیاز داخل پارانتز" ( کارشناس محترم......)"
2) نامه هایی که برای دعوت به جلسه و یا مراسمات مدرسه می باشد را مستقیم به ریاست اداره ارسال کنید(نه به کارشناس) ولی می توانید در رونوشت نامه کارشناس را انتخاب کنید و یا در متن نامه به کارشناس اشاره کنید
3) جواب نامه هایی مانند(درخواست آمار و ....) را مستقیم به کارشناس مورد نظر ارسال کنید نیازی به ارسال به ریاست نیست
متن نامه:
متن نامه شامل سه بخش مقدمه، پیکره و نتیجه است که بطور نامرئی در هم تنیده شده و به هم مربوط می شوند.
مقدمه نامه را با " با سلام و احترام"و یا موارد مشابه شروع کنید
پاسخ به یک نامه
**)زمانی که می خواهید به نامه ای پاسخ دهید :اشاره به شماره و تاریخ نامه برای آشنا ساختن مخاطب با سابقه موضوع
استفاده از عبارت «باستحضار می رساند» برای مقامات بالاتر،
«به آگاهی می رساند» برای مقامات هم سطح
و «به اطلاع می رساند» برای مقامات زیردست تر
در ادامه نیز موضوع نامه با استفاده از اختصار، شفافیت و ساده نویسی بیان شده
و در انتهای نامه که بخش نتیجه گیری است،
و موقع درخواست چیزی
**) در صورتی که در نامه خود تقاضایی دارید از اصطلاحات زیر استفاده کنید
«خواهشمندست» = از مقام بالادست،
«مقتضی است»= از مقام های هم ارز
و «شایسته است»= از مقام های پایین تر
و بیان درخواست در ادامه
و در نتیجه تشکر از مخاطب خود نامه را به پایان ببرید
اولين نفری باشيد كه نظر می دهيد